Od 1 lipca 2026 roku wprowadzono istotne zmiany, które mają na celu uproszczenie procesu składania dokumentów dotyczących prawa do zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Nowe regulacje zależą od tego, czy płatnikiem zasiłku jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy pracodawca będący płatnikiem składek. W przypadku płatników zgłaszających do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób, to oni ustalają prawo do zasiłku oraz jego wysokość, z wyjątkiem sytuacji, gdy zasiłek należy się za okres po ustaniu ubezpieczenia.

Zmiany w składaniu wniosków o zasiłek

Jeśli płatnikiem jest ZUS, decyzja o przyznaniu zasiłku oraz jego wypłata leży w gestii tej instytucji. Osoby ubezpieczone, które są pod ochroną ubezpieczenia chorobowego w liczbie do 20 osób, muszą składać wnioski bezpośrednio do ZUS. W przypadku, gdy płatnikiem składek jest pracodawca, to do niego kieruje się dokumenty niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku.

Formy składania dokumentów

Wnioski można składać w kilku formach. Tradycyjna forma papierowa pozostaje dostępna, ale rośnie znaczenie form elektronicznych. Dokumenty można przesyłać za pośrednictwem systemów elektronicznych, takich jak eZUS lub wewnętrzne systemy kadrowo-płacowe pracodawcy. Każda z tych form wymaga odpowiedniego podpisu – kwalifikowanego, zaufanego, osobistego lub udostępnionego przez ZUS.

Obowiązki płatnika składek

W przypadku, gdy osoba ubezpieczona mylnie złoży wniosek o zasiłek do płatnika składek, który nie jest odpowiedzialny za wypłatę, istnieje obowiązek przekazania tego wniosku do ZUS. Może to nastąpić w formie papierowej lub elektronicznej, na przykład jako załącznik w systemie eZUS. Nie jest konieczne przesyłanie wersji papierowej, jeśli dokumentacja została już dostarczona elektronicznie.

Ważność dokumentów elektronicznych

Zmiany w prawodawstwie podkreślają, że dokumenty złożone elektronicznie są traktowane z taką samą powagą prawną jak ich papierowe odpowiedniki. Oznacza to, że wnioski i inne niezbędne dokumenty przesłane elektronicznie będą uznawane za pełnoprawne i skuteczne.

W przypadkach, gdy wymagane są dodatkowe dokumenty, mogą być one składane w oryginale, w formie potwierdzonych kopii lub jako elektroniczne kopie (skany). W sytuacji, gdy to ZUS wypłaca zasiłek, płatnik składek musi przesłać wszystkie niezbędne dokumenty w ciągu 7 dni od ich otrzymania.

Wprowadzone modyfikacje mają na celu zwiększenie efektywności i przejrzystości procesu ubiegania się o zasiłki. Dzięki uproszczeniu procedur i wprowadzeniu możliwości elektronicznego składania dokumentów, całość procesu ma przebiegać szybciej i bardziej sprawnie, co jest korzystne zarówno dla ubezpieczonych, jak i dla instytucji obsługujących te świadczenia.

Źródło: Urząd Miejski w Płońsku